As Hong Kong and Mainland China grow increasingly interconnected, the demand for documents attested by a notary in Hong Kong for use in Mainland China – commonly referred to as China Attesting Services (中國委托公証服務) – continues to grow.

Our China notary team led by experienced China-Appointed Attesting Officer (CAAO), Nicky S.H. Tse, specialises in attesting and certifying documents issued in Hong Kong for use in Mainland China, ensuring seamless and compliant cross-border solutions for your needs.

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Who We Serve

Our CAAO services cater to a diverse range of Hong Kong-based clients, both corporate and individual clients:

Corporate clients:

We assist businesses in facilitating operations in Mainland China, including:

• Establishing Wholly Foreign-Owned Enterprises (WFOEs)
• Forming joint ventures or branch offices
• Registering intellectual property rights
• Managing other company-related legal matters

Individual clients:

We provide CAAO-certified documents for personal needs such as:

• Managing assets
• Banking arrangements
• Succession planning
• Marriage
• Immigration

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What Is a CAAO?

The title China-Appointed Attesting Officer (CAAO) is granted by the China Ministry of Justice and recognised by the Law Society of Hong Kong. A CAAO’s functions are similar to those of a Notary Public, with the distinction of being the only profession in Hong Kong licensed to handle and issue notarial (attestation) documentation for use in Mainland China.

Since 1981, 569 CAAO appointments have been made, with 474 currently in active practice (as of 31 December 2024).

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What Types of Documents Can Be Attested for Use in Mainland China?

Common documents for companies:

• Certification of Company Directors’ Resolution Certificate
• Certification of Company Information (Status) Certificate
• Declaration of Non-Hong Kong Company Directors/Shareholders Meeting Resolution
• Declaration of Registered Non-Hong Kong Company Directors/Shareholders Meeting Resolution
• Letter of Authorization

Common documents for individuals:

• Certification of Hong Kong Birth Certificate
• Certification of Marriage Registration Certificate
• Declaration of Adoption Application
• Declaration of Confirming Identity as the Same Person
• Declaration of Marital and Family Status
• Declaration of Marriage Application
• Declaration of Relationship and Will Status
• Declaration of Renunciation of Inheritance
• Deed of Gift
• Power of Attorney

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Our Clients

We support a wide range of clients, including:

• Creative and cultural practitioners
• Individual clients
• Private companies
• Startups in the Greater Bay Area (GBA)
• State-owned enterprises
• Universities

Our expertise ensures that clients can confidently navigate cross-border regulatory frameworks, develop their businesses, and manage their assets effectively.

Whether for personal or corporate needs, CAAO services help bridge the gap between Hong Kong and Mainland China. Please contact Ms. Suki Tse (Direct Tel: +852 2186 1866) for enquiries and to learn more about how we can assist.

Canadian Notarization Services in Hong Kong for Corporate/Commercial, Property Transaction and Other Personal Documents

At Oldham, Li & Nie, we are proud to offer a comprehensive range of Canadian notarization services tailored to meet the needs of both corporate and individual clients in Hong Kong. Whether you require assistance with personal legal matters, such as property transactions, or corporate/commercial documentation, we provide reliable and fast notary services to ensure your documents meet Canadian legal requirements.

Eunice Chiu is a Partner of our Dispute Resolution Department and heads our Elder Law Practice Group.  She is also a Notary Public of British Columbia, Canada and regularly assists corporate and individual clients based in Hong Kong with their Canadian notarization needs.  Without having to travel all the way back to Canada, she can notarize documents right here in Hong Kong, China or other parts of Asia.  In addition to doing Canadian notary work, she is also qualified to practice law in British Columbia, Canada and offer Canadian advice on certain legal issues.

Eunice notarizes the following documents:

• Death Certificates, Birth Certificates, Passports, Marriage Certificates and other identity documents
• Statutory Declaration (used when there exists no legal proceedings) / Affidavit (when legal proceedings are ongoing)
• Directions given to institutions and individuals (for transfer of land and other assets)
• Mortgage, second mortgage, guarantee agreements and other bank documents
• Board resolutions and other corporate documents

Contact Eunice:

In today’s rapidly evolving global business landscape, navigating regulatory frameworks has become increasingly complex, particularly in a dynamic market like Hong Kong. Our Regulatory Compliance, Investigations, and Enforcement practice provides strategic, proactive, and solution-driven advice to businesses and individuals enabling them to mitigate the significant legal, commercial and reputational risks often associated with compliance, investigations, and enforcement issues. 

With Hong Kong serving as a major international financial hub, local and international companies must comply with increasingly rigorous regulations from authorities such as the Securities and Futures Commission (SFC), the Hong Kong Monetary Authority, the Insurance Authority, the Competition Commission, the Labour Department, the Immigration Department, the Consumer Council, and the Customs and Excise Department. In addition, companies need to be prepared to respond to and assist with enquiries and investigations by the Independent Commission Against Corruption (ICAC), and the Commercial Crime Bureau (CCB). 

Our lawyers combine an in-depth understanding of how Hong Kong regulators operate with a strong track record of service. We are recognised and respected by key regulators, and our clients trust us to deliver pragmatic, results-oriented solutions that ensure compliance without compromising business goals. 

We serve businesses, financial institutions, individuals from the business community, and public bodies who rely on us to navigate regulatory challenges effectively. 

We frequently represent clients in complex investigations led by the SFC and ICAC. Our work includes accompanying clients to compulsory interviews, such as SFC investigations, where individuals are legally required to answer questions. Our team is also regularly engaged to provide immediate legal support during urgent raids conducted by the CCB and SFC, offering on-site legal counsel to company directors and individuals.

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Our Regulatory Compliance, Investigations and Enforcement work: 

• Successfully appeal against conviction with Senior Counsel John Reading Esq., Counsel Kelvin Li Esq. and Counsel Gilbert Chong Esq. for a dentist who was charged with one count of fraud on Community Care Fund Elderly Dental Assistance Programme: HCMA 262/2021, [2023] HKCFI 458. Press coverage. 

• Successfully secured a release of an agent charged with 36 counts of supplying face masks to the Hong Kong Government Logistics Department to which false trade description had been applied at a sum of HK$97,748,000 (DCCC 890/2021). Press coverage. 

• Advised various employees of a multi-national company in a large-scale Department of Health investigation pursuant to Prevention and Control of Disease Ordinance (Cap. 599) and its regulations with Senior Counsel Eric Kwok Esq. and Counsel Albert Chan Esq. and secured that a complete discharge after investigation. 

Nous avons une grande expérience en matière d’insolvabilité et de restructuration, et nous avons représenté des preneurs de rendez-vous, des banques, d’autres créanciers, des comités de créanciers et des débiteurs.

Nous avons conseillé des créanciers qui ont demandé avec succès au tribunal de mettre la société défenderesse en liquidation forcée et obtenu des ordonnances de nomination de liquidateurs provisoires avant la liquidation afin de sauvegarder les actifs en danger.

Nous avons conseillé des praticiens insolvables sur les innombrables problèmes qu’ils peuvent rencontrer lors de leur entrée en fonction et les avons aidés à naviguer dans le droit et la procédure dans ce domaine spécialisé, et à trouver des solutions commerciales à des problèmes apparemment insolubles.

AVOCATS EN DROIT FAMILIAL ET DIVORCE

En termes d’événements stressants de la vie, le divorce figure sans aucun doute dans le top trois. À l’OLN, nous sommes fiers de pouvoir travailler avec nos clients en dépit des bouleversements émotionnels et financiers et de minimiser les effets négatifs sur les parties, les enfants et les finances.

Hong Kong soulève des questions spécifiques qui exigent beaucoup de compétences et d’ingéniosité en matière matrimoniale, car les éléments internationaux y occupent une place importante. Que ce soit parce que le mari ou la femme sont originaires de pays différents ou parce que leurs biens et avoirs communs sont détenus en dehors de Hong Kong, cet élément international est désormais la norme. Avec les sociétés offshore, les propriétés à l’étranger, les lois contradictoires, les questions de garde internationale et la scolarisation, il est plus que jamais essentiel que les clients aient le sentiment que leur avocat est un avocat qui connaît tous les aspects de leur situation matrimoniale.

Le cabinet de droit du divorce et de la famille de l’OLN, très réputé, est dirigé par Stephen Peaker et a été créé lorsqu’il a rejoint le cabinet en 2000. Le cabinet s’est rapidement développé avec l’arrivée de Paul Firmin en 2002 et de Pamy Kuo en 2006.

Toute l’équipe du droit du divorce et de la famille est membre de l’Association du droit de la famille de Hong Kong (Stephen en était l’ancien vice-président) et, conformément au code de conduite de la HKFLA, s’engage à adopter une approche conciliante et constructive, plutôt qu’une approche hostile ou conflictuelle. Stephen est membre de l’International Academy of Family Lawyers (IAFL), membre associé de Resolution au Royaume-Uni, membre de la section du droit de la famille, du conseil juridique d’Australie et du groupe de pratique collaboratif de Hong Kong.

La pratique du droit du divorce et de la famille de l’OLN a accès aux meilleurs avocats spécialisés en droit matrimonial dans le monde entier par l’intermédiaire de l’IAFL, aux meilleurs avocats spécialisés en droit matrimonial au Royaume-Uni par l’intermédiaire de Resolution et aux meilleurs avocats spécialisés en droit matrimonial en Australie. Nous avons accès à l’assistance de collègues du département commercial et du contentieux du cabinet et, grâce à notre adhésion à Globalaw, nous avons accès aux principaux cabinets d’avocats dans la plupart des villes du monde.

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“Une conversation avec un sage vaut mieux que dix ans d’études.”
– Proverbe chinois

Avec des avocats expérimentés dans nos bureaux de Hong Kong et de Shanghai, OLN est bien placée non seulement pour planifier mais aussi pour exécuter et mettre pleinement en œuvre les besoins des entreprises de ses clients en Chine continentale.

Hong Kong a été classée comme l’économie la plus libre du monde dans l’indice de liberté économique du Wall Street Journal et de la Heritage Foundation pendant 16 années consécutives, depuis la création de l’indice en 1995.

Un État de droit accepté au niveau international, des contrôles réglementaires solides et l’une des économies les plus libres du monde positionnent naturellement Hong Kong comme le pont économique et juridique pour les entités souhaitant faire des affaires avec ou en Chine continentale.

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Notre approche

Notre pratique en Chine offre depuis longtemps une assistance stratégique et juridique aux multinationales, aux fonds d’investissement, aux sociétés de services professionnels, aux entreprises locales, aux importateurs et aux entreprises commerciales de différentes tailles, ainsi qu’aux entrepreneurs dans le cadre de projets de fusions et acquisitions transfrontalières. Nous avons l’expérience du financement de banques et de projets, de la restructuration d’entreprises existantes, de l’obtention d’autorisations et de licences pour des projets spécifiques, de la mise en place de bureaux et du maintien de présences commerciales en Chine continentale. Que ce soit par le biais d’entreprises à capitaux entièrement étrangers (WFOE), de coentreprises ou de bureaux de représentation, nous assistons les activités commerciales dans un large éventail de secteurs, notamment la promotion immobilière, les services bancaires et financiers, les technologies de l’information, la fabrication, les infrastructures, l’assurance, l’habillement, l’édition, la construction, la vente au détail, la logistique et la distribution.

L’une des principales préoccupations de nos clients est leur méconnaissance des douanes, du régime juridique, des réglementations, des procédures et de l’environnement commercial général en Chine continentale, comme les questions de licences et de fiscalité. Nous aidons nos clients à identifier et à résoudre ces préoccupations et à les faire passer par le labyrinthe de la législation pertinente. Nous contribuons à protéger leurs intérêts en assurant la liaison avec les autorités gouvernementales chinoises compétentes, en négociant avec les parties contractantes et en rédigeant des accords commerciaux et des documents relatifs à divers types de transactions.

La protection des droits de propriété intellectuelle est une autre préoccupation majeure des entreprises en Chine. OLN a une pratique importante en matière de propriété intellectuelle, nous aidons nos clients à traiter les questions de propriété intellectuelle litigieuses et non litigieuses, y compris les marques, les brevets et les droits d’auteur. Notre équipe de propriété intellectuelle de Shanghai a obtenu une licence pour déposer et poursuivre des marques directement en Chine et traiter avec les examinateurs de la RPC sans tiers.

Nous avons aidé des entreprises d’État chinoises et des entreprises privées chinoises à établir et à développer leurs activités commerciales et leurs investissements à Hong Kong ou dans cette ville. Nous avons accumulé une expérience vaste et approfondie concernant les systèmes juridiques et les environnements commerciaux respectifs de la Chine continentale et de Hong Kong et sommes en mesure de répondre de manière complète aux besoins du client. Les avocats de notre cabinet en Chine maîtrisent le chinois (y compris le Putonghua) et l’anglais et ont l’habitude de traiter avec la culture commerciale chinoise unique.

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Notre expertise en matière de propriété intellectuelle couvre à la fois Hong Kong et la Chine continentale :

• Gestion du portefeuille de marques, de brevets et de droits d’auteur, du pré-dépôt au post-enregistrement
• Application des droits de propriété intellectuelle à l’encontre des concurrents et des contrefacteurs
• Protection proactive des droits de propriété intellectuelle et initiatives anti-piratage
• Propriété intellectuelle commerciale – acquisition et exploitation des droits de propriété intellectuelle, y compris les accords de franchise et les licences
• Internet et les noms de domaine, le droit des médias et de la publicité, l’emballage, l’étiquetage, les exigences réglementaires, la protection des secrets commerciaux et la protection des données y afférentes